Standaard en maatwerk

Meer tevreden bezoekers dankzij klantgeleiding

  • Informatie over wachttijd heeft een positieve uitwerking

  • Mix van diensten zorgt voor afleiding van bezoekers

  • Bezoekers kunnen meer ontspannen

  • Verlicht de werkdruk voor uw medewerkers

  • Vriendelijker sfeer tussen medewerker en bezoeker

  • Verstuur berichten via Whatsapp. Zoals het ticketnummer of een link naar het klanttevredenheidsonderzoek.

Snel de klantreis verbeteren

Met het klantgeleidingssysteem van HTA Software kunt u direct aan de slag want alle benodigde functionaliteit is aanwezig. En het is uitermate flexibel. U bepaalt zelf waar en hoe u het wil inzetten.

Totaalsysteem met narrowcasting

Ons klantgeleidingssysteem heeft een eigen systeem voor narrowcasting met uitgebreide opties voor de inrichting en de informatie die u bijvoorbeeld wil tonen op het beeldscherm.

Het maakt niet uit of u ons klantgeleidingssysteem op één of meerdere locaties wil gebruiken. Voor elke locatie kunt u unieke instellingen maken. Elke medewerker heeft dan bovendien maar één inlognaam nodig.

U krijgt beschikking over het klantgeleidingssysteem via hosting. Er wordt niets geïnstalleerd op uw computers. Omdat de software steeds wordt geüpdatet, werkt u altijd met de laatste versie.

Koppel ons klantgeleidingssysteem aan ons afsprakensysteem en ontdek welke aanvullende voordelen ontstaan voor zowel bezoeker als uw organisatie. Er zijn er immers meerdere.

Hoe werkt klantgeleiding?

Ticket nemen

Een bezoeker kiest in het menu voor een product en krijgt een ticketnummer. Voor apotheken is aanmelden met track & trace van een aanbieder zoals Loxis beschikbaar.

Oproepen

Uw medewerker ziet op de computer in Desk Office alle ticketnummers en roept een wachtende op. De volgorde wordt bepaald door de systeeminstellingen

In de wachtruimte

Op het wachtrijscherm worden de opgeroepen ticketnummers getoond en er wordt een auditief signaal gegeven. De bezoeker ziet bij welke balie hij wordt verwacht.

Afmelden

Nadat de service is verleend meldt de medewerker het ticketnummer af. De wacht- en servicetijden zijn zichtbaar in het menu statistiek in de back office.

Binnen een dag online

We zetten uw klantgeleidingssysteem binnen een dag online. Onze hardware is plug & play. U hoeft niets te installeren, wij hosten de applicatie voor u.

  • Uw medewerker kan de grootte van het werkscherm en de positie ervan op het bureaublad zelf aanpassen.

Alle informatie in Desk Office

Het werkscherm (Desk Office) dat de medewerker gebruikt beschikt over handige knoppen en slimme functies om de wachtrij af te handelen. Een en ander is afhankelijk van de toegekende rechten.

  • Productnaam zichtbaar bij elk ticketnummer

  • Extra opties bij koppeling met afsprakensysteem of Track & Trace

  • Profielkeuze door medewerker of teamleider (op afstand) te wijzigen

  • Paniekknop met doormelding naar beveiliging

  • Berichten versturen naar wachtrijscherm

Lees meer over notificaties

Werken op afspraak

Steeds meer organisaties werken op afspraak. Dat biedt nieuwe mogelijkheden. Zo is bij u vooraf duidelijk wie er komt, wanneer en hoe laat. En u kunt bezoekers ‘sturen’. Dit maakt plannen eenvoudiger en geeft u tijd om de nodige voorbereidingen te treffen.

Afspraak maken

Uw klant maakt online een afspraak via uw website voor een product naar keuze op de dagen en tijdstippen die u zelf heeft ingesteld. Hij ontvangt een aanmeldcode via e-mail of sms.

Voorbereiden

In uw agenda ziet u precies wie er komt en waarvoor. U heeft voldoende tijd om personeel te plannen en alle voorbereidingen te treffen. Uw klant meldt zichzelf aan bij de kiosk.

Proces evalueren

U roept de klant op via het klantgeleidingssysteem. Nadat u hem heeft geholpen is alle informatie over de klantreis, inclusief alle data direct voor u beschikbaar.

Lees meer over onze afsprakensoftware

Meerdere devices

Ons klantgeleidingssysteem werkt volledig in de browser. U bent op zoek naar overzichtelijk wachtrijmanagement op een desktop, laptop of tablet? Geen enkel probleem.

Ontsluit de extra mogelijkheden

Track & Trace

Veel apotheken werken met Track & Trace. De code die aan de klant wordt gestuurd wordt ook gebruikt om in te checken op de kiosk. De informatie over de klant en de plaats van de medicatie zijn beschikbaar voor de medewerker in Desk Office.

Koppeling HTA afspraken

Veel gemeentes en bloedafnames werken op afspraak. Bij de koppeling tussen het HTA klantgeleidingssysteem en de HTA afsprakensoftware heeft de medewerker in Desk Office direct de relevante informatie in beeld van de klant, het product en de afspraaktijd.

Virtuele tickets

Met virtuele tickets biedt u aan bezoekers de mogelijkheid om een digitaal ticket te nemen. Er wordt dan geen papieren ticket geprint, maar een virtueel ticket op de mobiele telefoon van de bezoeker getoond. Eenmaal opgeroepen geeft het ticket het balienummer weer.

Klanttevredenheid

Via het klanttevredenheidsonderzoek kunt u bezoekers na hun bezoek een vraag stellen. Bijvoorbeeld via een losse tablet in de ruimte. Welke vraag dat is bepaalt u zelf. De vraag beantwoorden is mogelijk via de welbekende smileys, cijfers of een simpele ja of nee.

Lees meer over ons en onze certificering

Hoe gaan we u helpen?

Bij een klantgeleidingssysteem wordt in de meeste gevallen gebruik gemaakt van een kiosk. Onze applicatie kan met heel veel verschillende modellen overweg. Wij werken voor de levering samen met betrouwbare partners, zoals DIZ. Er zijn verschillende modellen beschikbaar en wanneer u op afspraak gaat werken heeft de keuze om te werken met een QR-code scanner. Wij helpen u bij het maken van de juiste keuze.

Prijs

Licentie

In de licentie ligt vast wat u aan functionaliteit kunt gebruiken.

  • Aantal locaties

  • Aantal kiosks

  • Aantal beeldschermen

Updates

SLA & Helpdesk

Met een onderhoudscontract wordt u ontzorgd.

  • Altijd up-to-date

  • Deskundige helpdesk

  • Wij hosten de software

Setup

Aan de slag

Samen met u configureren we de software.

  • Configuratie doorspreken

  • Processen inrichten

  • Medewerkers trainen

Functionaliteit

multi-tenant

Via onze oplossing kunnen meerdere locaties tegelijk gebruik maken van één klantgeleidingssysteem.

meertalig

De applicatie wordt standaard geleverd in het Nederlands en Engels, maar is eenvoudig uit te breiden.

webbased

De applicatie is webbased en responsive. Geen installatie nodig op computers. Alleen thin clients.

QR-code

Werk papierloos via QR-code scannen op de aanmeldzuil. Of combineer het met traditioneel ticketing.

maatwerk

Onze applicaties zijn webbased. Maatwerk en het realiseren van koppelingen is mogelijk.

certificering

Onze organisatie is gecertificeerd voor informatie beveiliging volgens ISO27001 en NEN7510.

Koppelingen met andere software

Het klantgeleidingssysteem biedt out-of-the-box al veel functionaliteit. Maar, geen organisatie is hetzelfde en in elke branche komen we andere standaarden tegen. Als u op zoek bent naar specifieke processen of bijvoorbeeld een koppeling met andere software of op basis van een bepaald protocol, dan onderzoeken we graag samen met u de mogelijkheden.

Lees meer over onze afsprakensoftware

Meer informatie nodig?

Laat uw gegevens achter of bel ons. We brengen u dan in contact met één van onze medewerkers.

People Flow

Klantgeleidingssysteem

Geef de bezoekers van uw organisatie dankzij slimme toepassingen het gevoel dat zij welkom zijn.

Verbeter uw service

Een goed klantgeleidingssysteem geeft u tools om uw dienstverlening te verbeteren. Of het nu gaat om een klein bedrijf of een organisatie met meerdere locaties, ons systeem is inzetbaar in verschillende situaties.

Gepercipieerde kwaliteit

Onderzoek toont aan dat er een verband is tussen wachten en de gepercipieerde kwaliteit. Als we langer moeten wachten dan vooraf ingeschat, dan heeft dat invloed op hoe we de service ervaren. Als we het uitdrukken in cijfers, dan bepaalt wachten voor 20% het eindcijfer bij klanttevredenheid.

Op tijd aan de beurt

Wachtrijmanagement is dan ook een uitstekende manier om meer service aan klanten te verlenen. Onder normale omstandigheden wordt elke klant wordt op volgorde opgeroepen. Maar, omdat dit niet in elke branche vanzelfsprekend is kunt u zelf instellen of en welke klantstromen voorrang krijgen.

Wanneer u uw klanten op de hoogte brengt en houdt van de wachttijd, zorgt dit ook voor minder ergernis.

Schaalbaar systeem

Wij kunnen u helpen met ons schaalbare klantgeleidingssysteem. Schaalbaar betekent dat we het systeem configureren naar uw behoefte. De basis is altijd een intelligent volgnummersysteem. Het begint met het uitgeven van een volgnummer. Wat er nog meer nodig is is per situatie verschillend.

Meerdere points of entry

Eenvoudig aanmelden

Geavanceerde functies

In ons klantgeleidingssysteem zijn verschillende handige functies aanwezig. Op het dashboard is direct zichtbaar welke kiosken, schermen, desks online zijn. In een handomdraai kunt u ze aan- of uitzetten.

  • Handig Dashboard

  • Narrowcasting

  • Meerdere locaties

  • Profielen

  • User skills

Werken op afspraak

Steeds meer organisaties werken op afspraak. Dat biedt nieuwe mogelijkheden. Zo is vooraf duidelijk wie er komt, wanneer en hoe laat. En u kunt uw klanten zelfs naar een voorkeurslocatie sturen. Dit maakt plannen eenvoudiger en geeft u tijd om de nodige voorbereidingen te treffen.

Als u het klantgeleidingssysteem koppelt met ons afsprakensysteem ontstaat er een klantreis en een informatiestroom waarvan na analyse de organisatie veel kan leren.

Stap 1

Afspraak maken

Uw klant maakt online een afspraak via uw website voor een product naar keuze op de dagen en tijdstippen die u zelf heeft ingesteld. Hij ontvangt een aanmeldcode via e-mail of sms.

Stap 2

Voorbereiden

In uw agenda ziet u precies wie er komt en waarvoor. U heeft voldoende tijd om personeel te plannen en alle voorbereidingen te treffen. Uw klant meldt zichzelf aan bij de kiosk.

Stap 3

Proces evalueren

U roept de klant op via het klantgeleidingssysteem. Nadat u hem heeft geholpen is alle informatie over de klantreis, inclusief alle data direct voor u beschikbaar.

Volledige SaaS-oplossing

Werkt in elke browser

SCHAALBAAR SYSTEEM

Eenvoudig

Een eenvoudig klantgeleidingssysteem bestaat uit een aantal vaste elementen. Het gaat dan om de klant die bij binnenkomst bij de aanmeldzuil een product kiest en een nummer krijgt. Vervolgens hij wacht tot hij opgeroepen wordt. De voortgang is zichtbaar op een beeldscherm dat ergens in de ruimte hangt. Eenmaal opgeroepen volgt hij de bewegwijzering naar de juiste balie.

Geavanceerd

Ons geavanceerde klantgeleidingssysteem kan gebruikt worden voor meerdere afdelingen binnen de organisatie. Die afdelingen kunnen in andere gebouwen op andere locaties zijn. Het beheer van het systeem gebeurt in ieder geval op een centrale locatie. En dankzij de flexibiliteit en intuïtieve gebruikersinterface is het eenvoudig om later uitbreidingen te maken.

Ook interessant

Acces Management
Platform voor Contractors

Meer informatie nodig?

Laat uw gegevens achter of bel ons. We brengen u dan in contact met één van onze medewerkers.