Start vandaag!
Professionele ontvangst met Digitale Receptie
Met een digitale receptie kun je op een professsionele en vriendelijke manier om bezoekers digitaal verwelkomen. Daarnaast kun je optioneel afspraken management, medewerkers- en bezoekersregistratie en een Outlook-plugin toevoegen.
Unieke extra functies • Gehoste oplossing • VoIP integratie
Digitale Receptie verbetert uw service
De digitale receptie is een verlengstuk van uw service. Soms is hij complementair aan bestaande processen en in andere gevallen kan hij bepaalde stappen volledig vervangen en automatiseren. U heeft geen papieren agenda meer nodig en voor bezoekers is aanmelden een fluitje van een cent.
Verschil maken
Een digitale receptie maakt een professionele indruk. Dat zit voor een deel opgesloten in de hardware. De interactie tussen bezoeker en software bepaalt uiteindelijk hoe de bezoeker het ontvangst ervaart. Ons systeem biedt veel mogelijkheden op het gebied van inrichting en het gebruik van uw eigen huisstijl.
Integraties
U kunt stappen automatiseren. Zoals het automatisch openen van een deur, als een geregistreerde bezoeker zich meldt. Of in plaats daarvan een telefoongesprek starten met een medewerker. Koeriers zien direct na aanmelden een instructie waar ze een pakketje kunnen achterlaten. En koppel uw toegangsbeheer systeem aan de digitale receptie om medewerker presentie te gebruiken.
Houd controle over uw agenda
Alleen op afspraak?
Misschien ontvangt u alleen mensen op afspraak. Dan kunt u via de back office van de digitale receptie of via de Outlook Plugin een afspraak aanmaken. Uw bezoeker ontvangt dan een bevestigingsmail met unieke aanmeldcode en de mogelijkheid om de afspraak direct in de agenda te plaatsen.
Spontaan op bezoek
Bezoekers die niet vooraf zijn aangemeld registreren zich op de kiosk. U kunt ervoor kiezen om dan via VoIP een bel-verbinding op te starten met een medewerker. Vanaf het moment dat u de bezoeker toelaat, wordt de bezoeker ook daadwerkelijk geregistreerd in de bezoekersregistratie.
Uitgebreide mogelijkheden
Bezoekersregistratie
Elke bezoeker met een afspraak is terug te vinden in het afsprakenoverzicht. Zodra een bezoeker zich gemeld heeft wordt hij toegevoegd aan de bezoekersregistratie. Dit geldt dus ook voor mensen die zich via de kiosk registreren.
Medewerker presentie
Wanneer u uw toegangsbeheer systeem koppelt aan de digitale receptie, kunt u medewerker presentie visualiseren. Daarbij kunt u in onze software aanvullende kenmerken toevoegen, zodat bijvoorbeeld direct zichtbaar is of er nog BHV’ers in het pand aanwezig zijn.
Prijzen digitale receptie
Elke organisatie heeft eigen behoeften en wensen bij het gebruik van een digitale receptie. Daarom bieden wij verschillende pakketten met elk een eigen ‘vanaf prijs’. Zit er functionaliteit die u graag wil gebruiken in een ander pakket, neem dan contact op om de mogelijkheden te bespreken.
Functionaliteit
People Flow
Digitale Receptie
Met een digitale receptie maakt u gebruik van slimme digitale toepassingen en processen om het bezoek aan uw bedrijf te professionaliseren.
Uitbreiding van uw service
Veel organisaties gebruiken tegenwoordig een digitale receptie om bezoekers welkom te heten. In sommige gevallen kan het handig zijn om een baliemedewerker te ondersteunen bij werkzaamheden, zoals het bijhouden van een bezoekersregistratie. Maar, er zijn ook bedrijven waar een fulltime bezetting van de ontvangstbalie gewoon niet nodig is. Een digitale receptie is dan een uitstekende oplossing.
Maak het verschil
Welk systeem u gebruikt geeft aan de bezoeker direct een indruk van de professionaliteit van uw organisatie. Dat zit voor een deel opgesloten in de hardware. De interactie tussen bezoeker en software bepaalt uiteindelijk hoe de bezoeker het ontvangst ervaart.
Wij willen ons onderscheiden van de massa met een standaard product, waarbij we de mogelijkheid bieden om maatoplossingen te ontwikkelen.
Eén oplossing voor iedereen
Het systeem is niet ontwikkeld met een specifieke doelgroep in gedachten. Alle functionaliteit is zo goed doordacht dat het systeem bruikbaar is bij elke organisatie in elke branche en in elke taal.
Meerwaarde bieden
Werken op afspraak
Afspraakmanagement
Medewerkerregistratie
Het is mogelijk om de digitale receptie te koppelen aan een toegangscontrolesysteem. Een handige feature is dan dat de aanwezigheid van medewerkers kan worden geregistreerd.
Wanneer zij hun badge, token, pas of druppel langs de RFID-reader swipen worden ze op het overzichtsscherm als aan- of afwezig getoond.
Van elke persoon kan daarbij worden aangegeven of zij BHV’er zijn en in het bezit zijn van een sleutel. Zo weet u altijd of de laatste de deur op slot kan doen.
Werken op afspraak
Het kan wenselijk zijn dat bezoekers voorafgaand aan hun bezoek een afspraak maken. Dit kan via de back office van de digitale receptie of via de Outlook Plugin. Elke bezoeker ontvangt dan een bevestigingsmail met unieke aanmeldcode en de mogelijkheid om de afspraak direct in de agenda te plaatsen.
Alle gegevens van de afspraak zijn in de backoffice voor uw medewerkers raadpleegbaar. Aan de afspraak kunnen ook andere gegevens, zoals locaties, afdelingen en vergaderzalen worden toegevoegd.
Spontaan op bezoek
Komt er iemand spontaan op bezoek, dan kunnen bezoekers op de zuil kiezen wie ze bellen. Videobellen op de zuil via VoiP is eveneens mogelijk. Uw medewerker heeft voorafgaand aan het aannemen van de oproep de keuze om de eigen camera te activeren. Uw medewerkers kunnen altijd de camera van de digitale receptie activeren.
Maakt u gebruik van een toegangscontrolesysteem dat is gekoppeld aan onze digitale receptie, dan kunt u tijdens het gesprek op afstand de toegangsdeur openen via de toetsen op uw telefoon.
Bezoek afmelden
Bezoekers kunnen zichzelf ook weer afmelden op de zuil. Ons systeem ondersteunt ook de mogelijkheid om extra hardware in te zetten. Zo kunnen bezoekers zich bijvoorbeeld afmelden op een losse tablet die op een standaard in de centrale hal staat.
Elke bezoeker is individueel geregistreerd in de bezoekersregistratie. Kwam en vertrekt uw bezoek als groep, dan kan de groep ook als geheel worden afgemeld.
Toegang via
QR-code scannen
Multi-tenant
Via multi-tenant kunnen meerdere organisaties gebruik maken van één digitale receptie. Op de startpagina kiest een bezoeker het juiste bedrijf en daarna de bezoekreden. Elk bedrijf heeft een eigen veilige database met bezoekersregistratie.
Bezoekersregistratie
Elke bezoeker die zich aanmeldt wordt automatisch toegevoegd aan de bezoekersregistratie met een datum- en tijdstempel.
En ook wanneer hij zich afmeldt bij vertrek worden datum en tijd gelogd. In geval van ontruiming kan via de bezoekersregistratie zodoende worden gecontroleerd of iedereen buiten is.
Ook interessant
Acces Management
Platform voor Contractors
