Standaard en maatwerk

Bezoekersregistratie en toegang met Digitale Receptie

  • Bemand of onbemande controle van bezoekers

  • Digitale toegang via numerieke of QR-code

  • Automatische registratie medewerkers en bezoekers

  • Calamiteitenmelding via e-mail of sms mogelijk

  • Beheer en registratie uitgifte PBM’s

Kiosk Digitale Receptie met aanmeldmenu
  • Krijgt de bezoeker geen gehoor op de vaste lijn? Dan schakelt de Digitale Receptie gewoon door naar de mobiele telefoon.

De voordelen van Digitale Receptie

Met de Digitale Receptie professionaliseert u de ontvangst van bezoekers. Het is een ideale oplossing om uw medewerkers te ondersteunen bij vervelende receptietaken en tegelijkertijd op personeelskosten besparen. De belangrijkste taken van aanmelden, inschrijven en contact leggen met de host kunnen autonoom door ons systeem worden afgehandeld.

Elke bezoeker in beeld

Uw medewerkers maken via de Digitale Receptie zelf afspraken met bezoekers. Dit verkleint de kans op ongewenst bezoek en fouten.

Alle bezoekers worden digitaal geregistreerd. Het papieren inschrijfformulier of excel werkblad kan weg, zodat u voldoet aan de regels volgens de AVG.

Nadat de bezoeker zich meldt bij de Digitale Receptie ontvangt de host automatisch een bericht van diens aanmelding.

Kies zelf het stappenplan en wat u automatiseert voor elk type bezoeker: reguliere bezoeker, pakketbezorger of leverancier.

In gebruik bij

Hoe werkt de Digitale Receptie?

Afspraak maken

Een medewerker maakt de afspraak met een bezoeker aan in de back office van de Digitale Receptie. Of gewoon door de Digitale Receptie via e-mail uit te nodigen.

Uitnodiging versturen

De bezoeker ontvangt een afspraakbevestiging met daarin een zelf te configureren omschrijving en unieke code (of geboortedatum) om zich aan te melden.

Aanmelden

De bezoeker meldt zich bij uw organisatie door op het scherm van de kiosk (of bijvoorbeeld een tablet) de numerieke code in te toetsen of de QR-code te scannen.

Melding naar host

De host(ess) ontvangt een bericht via e-mail, sms of Whatsapp dat de bezoeker is gearriveerd. Met opties om te bellen via VoIP of automatisch een deur te openen.

Voorbeeld van afspraakbevestiging die getoond wordt op iPhone met QR-code die door een persoon gebruikt kan worden om zichzelf aan te melden bij een infraroodlezer

Digitale Receptie: realtime inzicht aanwezigheid

Voor elk type bezoeker is het mogelijk om een stappenplan te configureren en eventueel een proces te automatiseren. We maken verschil in bezoekers die vooraf aangemeld zijn, bezoekers die onaangekondigd langskomen, koeriers, leveranciers en uw eigen medewerkers. U heeft realtime inzicht wie er aanwezig is.

Alleen op afspraak

Werkt u op afspraak? Dan registreert u deze gebeurtenis via de back office van de Digitale Receptie of bijvoorbeeld via Outlook of Office 365. De bezoeker ontvangt vanuit de software een aanmeldcode.

Spontaan op bezoek

Bezoekers die niet vooraf zijn aangemeld registreren zich met hun persoons- en contactgegevens op de kiosk. Alle gegevens worden opgeslagen in het log van de bezoekersregistratie.

Bezoekersregistratie

Zodra een bezoeker zich bij de kiosk aanmeldt en opnieuw als hij vertrekt, wordt dat met datum en tijdstempel geregistreerd in de bezoekersregistratie. De status is zichtbaar in de backoffice.

Medewerkerregistratie

Als de Digitale Receptie is gekoppeld aan een toegangscontrolesysteem als Paxton krijgt u beschikking over een extra scherm met een handig overzicht welke medewerker in het pand aanwezig is.

Binnen een dag online

We zetten uw digitale receptie binnen een dag online. Onze hardware is plug & play. U hoeft niets te installeren, wij hosten de applicatie voor u.

AVG-proof

De regels van de AVG bepalen dat organisaties persoonsgegevens alleen mogen verzamelen met een gerechtvaardigd doel. In onze Digitale Receptie bepaalt u zelf welke gegevens u aan bezoekers vraagt en kunt u uitleg geven over de verwerking.

Processen verbeteren en automatiseren

Met ons systeem kunt u besparen op personeelskosten door bezoekers via een kiosk, aanmeldzuil of tablet welkom te heten. We bieden daarnaast mogelijkheden om het systeem op meerdere plekken in te zetten of na aanmelding een ander proces te starten, waardoor u nog efficiënter bent in uw bedrijfsvoering. Ontdek de mogelijkheden.

Bezoekersregistratie

Bepaal zelf onder welke voorwaarden iemand uw pand kan bezoeken.

Bezoekersstromen

De software ondersteunt het gebruik van meerdere kiosks op uw locaties.

Toegangsbeheer

Koppel de Digitale Receptie aan uw toegangscontrolesysteem.

Alle functionaliteit die u nodig heeft

Multi-tenant

In de Digitale Receptie van HTA Software kunnen meerdere locaties worden ondergebracht in één beheerschil.

Meertalig

Op de kiosk worden twee talen (Nederlands en Engels) geleverd. Het is heel eenvoudig om zelf meer talen toe te voegen

Integraties

Koppelingen en integraties met andere software (zoals een CRM) zijn mogelijk via onze API.

Toegangscontrole

Koppel de Digitale Receptie aan een toegangscontrolesysteem om processen te automatiseren.

Maatwerk

Wij onderzoeken samen met u hoe we de werking van de software beter kunnen laten aansluiten bij uw processen.

Gecertificeerd

HTA Software is gecertificeerd volgens ISO27001. De processen in onze software voldoen aan de regels van de AVG en GDPR.

QR-code

Aanmelden op de kiosk is mogelijk via numerieke code, een geboortedatum of kies voor een handige QR-code.

Web-based

De software die wij ontwikkelen is web-based. U werkt vanuit de browser. Geen installatie op uw computers.

Slimme afspraken

Maak afspraken via de backoffice van de software of via het aanmaken van een event in Outlook.

Hoe gaan we u helpen?

Als u gaat werken met een digitale receptie en bezoekersregistratie moet u ook een kiosk kiezen. Onze applicatie kan met heel veel verschillende modellen overweg. Wij werken voor de levering samen met betrouwbare partners, zoals DIZ. Zo zijn er landscape en portrait modellen, met of zonder camera, speakerset en microfoon, en een QR-code scanner. Wij helpen u bij die keuze.

Prijs

Licentie

In de licentie ligt vast wat u aan functionaliteit kunt gebruiken.

  • Aantal locaties

  • Aantal kiosks

  • Aantal aanmeldingen

Updates

SLA & Helpdesk

Met een onderhoudscontract wordt u ontzorgd.

  • Altijd up-to-date

  • Deskundige helpdesk

  • Wij hosten de software

Setup

Aan de slag

Samen met u configureren we de software.

  • Configuratie doorspreken

  • Processen inrichten

  • Medewerkers trainen

Meer informatie nodig?

Laat uw gegevens achter of bel ons. We brengen u dan in contact met één van onze medewerkers.

Contactpagina