Registratie van bezoekers en medewerkers

  • Vooraf aangemelde bezoekers

  • Onaangekondigd bezoek registreren

  • Aanwezigheid medewerkers visualiseren

Dashboard aanwezige medewerkers digitale receptie

Registratie van wie er binnen is

Via de Digitale Receptie legt u vast wie het pand of terrein betreedt. In welke mate van detail dat gebeurt bepaalt u helemaal zelf. Wanneer u een afspraak aanmaakt via de backoffice legt u de persoons- en contactgegevens vast en eventueel van elke organisatie de bezoeker is. Maakt u een Outlook event aan, dan verstuurt de Digitale Receptie een mail naar de bezoeker, zonder dat persoonsgegevens worden geregistreerd. In de backoffice is de afspraak opgeslagen en kunt u de bezoekersinformatie later verrijken.

Aangemeld

Van een aangemelde bezoeker legt u alle beschikbare informatie vast. Dit is handig voor gebruik in de toekomst. Brengt deze bezoeker opnieuw een bezoek aan uw pand, dan kunt u de bezoeker uit een lijst selecteren. Alle communicatie is daarna geautomatiseerd.

Onaangekondigd

Omdat u een sluitende bezoekersregistratie wil bijhouden wilt u van elke bezoeker die uw pand betreedt weten wie hij (of zij) is. Op de kiosk kunt u alle benodigde gegevens in de vorm van een formulier vragen. De bezoeker moet daarnaast akkoord gaan met een privacyverklaring.

Medewerkers

Gebruiken uw medewerkers tags om de deur van uw pand te openen dan onderzoeken we graag de mogelijkheden om onze Digitale Receptie aan uw systeem voor toegangscontrole te koppelen. U ontsluit dan extra functionaliteit, die ook handig is voor BHV’ers.

  • Bij inname van de artikelen die zijn overhandigd aan de bezoeker kunt u registreren welke artikelen allemaal zijn ingeleverd en welke ontbreken.

Registratie van artikelen

Wanneer uw organisatie niet alleen bezoekers wil registreren, maar ook of er bepaalde instructies zijn meegegeven of artikelen zijn overhandigd dan is het handig om die gegevens bij de afspraak te noteren.

Persoonlijke beschermingsmiddelen

In de Digitale Receptie is de registratie van beschermingsmiddelen, zoals een hesje, veiligheidsschoenen, een helm of bijvoorbeeld een bril mogelijk. Na de afspraak kunt u aangeven welke artikelen ook weer zijn ingeleverd.

Moet u volgens uw bedrijfsbeleid de registratie van identiteitsdocumenten vastleggen, dan is dat gewoon mogelijk. Bij de afspraak registreert u per persoon het paspoort- of rijbewijsnummer.

Indien uw terrein is afgesloten met een slagboom of hek, dan is het mogelijk om deze te openen via kentekenherkenning. Bij de afspraak registreert u de kentekengegevens, waarna automatisch toegang wordt verleend.

Configuratie op maat

Geen enkele organisatie werkt op dezelfde manier. Via configuratie en maatwerk kunnen we ervoor zorgen dat de Digitale Receptie aansluit bij uw proces.

Geavanceerde toegang

Als de Digitale Receptie is gekoppeld aan een toegangscontrolesysteem, zoals Paxton, dan kunt u bepaalde processen automatiseren. Daarbij kunt u ook gebruik maken van het digitale aanwezigheidsbord voor medewerkers dat in de Digitale Receptie aanwezig is.

Aanmeldcode

Bij een vooraf aangemaakte afspraak, hetzij via de backoffice, hetzij via Outlook, wordt automatisch een aanmeldcode naar de bezoeker gestuurd. Met die numerieke of QR-code kan ook een deur worden ontgrendeld.

BHV'ers

Elke medewerker die geregistreerd is in uw toegangscontrolesysteem is ook bekend in de Digitale Receptie. Voor BHV’ers maken wij via het dashboard inzichtelijk in wie er allemaal nog binnen is een stuk toegankelijker.

Gezichtsherkenning

Wilt u gebruik gaan maken van toegang op basis van gezichtsherkenning? Onze partner biedt een veilige optie om hiervan gebruik te maken. Dit vereenvoudigt de toegang voor medewerkers, zonder het risico van verlies van tags.

Meer informatie nodig?

Laat uw gegevens achter of bel ons. We brengen u dan in contact met één van onze medewerkers.

Contactpagina