Digitale Receptie verbetert uw service
Maakt uw organisatie nog gebruik van een papieren agenda of logboek voor het registreren van bezoekers? Dan voldoet u niet aan de AVG. Met onze bezoekersregistratie software lost u dit eenvoudig op. Het ontlast de medewerkers bij de receptie en u heeft een actueel overzicht van alle bezoekers die aanwezig zijn in het gebouw.
Verschil maken
Ons bezoekersregistratiesysteem is web-based en werkt in principe op elk apparaat met een browser. Er wordt geen software geïnstalleerd en u heeft geen dure kiosk nodig, want een tablet kan volstaan. Heeft uw organisatie meerdere toegangen, dan kunt u eenvoudig uitbreiden binnen hetzelfde systeem.
Houd controle over uw agenda
Alleen op afspraak?
Misschien ontvangt u alleen mensen op afspraak. Dan kunt u via de back office van de digitale receptie of via de Outlook Plugin een afspraak aanmaken. Uw bezoeker ontvangt dan een bevestigingsmail met unieke aanmeldcode en de mogelijkheid om de afspraak direct in de agenda te plaatsen.
Spontaan op bezoek
Bezoekers die niet vooraf zijn aangemeld registreren zich op de kiosk. U kunt ervoor kiezen om dan via VoIP een bel-verbinding op te starten met een medewerker. Vanaf het moment dat u de bezoeker toelaat, wordt de bezoeker ook daadwerkelijk geregistreerd in de bezoekersregistratie.
Uitgebreide mogelijkheden
Bezoekersregistratie
Elke bezoeker met een afspraak is terug te vinden in het afsprakenoverzicht. Zodra een bezoeker zich gemeld heeft wordt hij toegevoegd aan de bezoekersregistratie. Dit geldt dus ook voor mensen die zich via de kiosk registreren.
Medewerker presentie
Wanneer u uw toegangsbeheer systeem koppelt aan de digitale receptie, kunt u medewerker presentie visualiseren. Daarbij kunt u in onze software aanvullende kenmerken toevoegen, zodat bijvoorbeeld direct zichtbaar is of er nog BHV’ers in het pand aanwezig zijn.
Functionaliteit
People Flow
Bezoekersregistratie
Regel op eenvoudige en efficiënte wijze bezoekersregistratie en toegangscontrole.
Bezoekersregistratie software
Maakt uw organisatie nog gebruik van een papieren agenda of logboek voor het registreren van bezoekers? Dan voldoet u niet aan de AVG. Met onze bezoekersregistratie software lost u dit eenvoudig op. Het ontlast de medewerkers bij de receptie en u heeft een actueel overzicht van alle bezoekers die aanwezig zijn in het gebouw.
Software in de cloud zonder plugins en met automatische backups
Meer mogelijk met professioneel Access Management voor:
Voor elke bedrijfsgrootte
Digitale
Registratie
Op afspraak of spontaan
Meld vooraf bezoek aan in ons systeem. Heeft u alle gegevens van uw bezoeker, dan volstaat de uitnodiging met daarin de aanmeldcode. Dit kan een pincode of QR-code zijn. Verschijnt er spontaan een bezoeker, dan meld hij zich op de tablet bij de receptie. Uw medewerkers ontvangen een bericht via e-mail of sms als het bezoek zich heeft aangemeld. Na het bezoek meldt de bezoeker zichzelf weer af bij de tablet.
Bedrijfsregels en instructie
Wanneer u de uitnodiging verstuurt kunt u aan uw bezoeker vragen om op voorhand instructievideo’s te bekijken en een questionnaire in te vullen. Daarnaast zal uw bezoek moeten instemmen met de gedragsregels en hoe de gegevens worden gebruikt in relatie tot de Avg. De software houdt bij wie deze stappen heeft doorlopen.
Flexibel in gebruik
U kunt op vrijwel elk apparaat gebruik maken van deze applicatie en de aanvullende functionaliteiten.
Ook interessant !
Digitale Receptie
Toegangscontrole
De bezoeker rijdt tot aan de slagboom. Wanneer het kenteken via de camera wordt herkend wordt automatisch toegang verleend. Of in geval van een gesloten toegangsdeur kan toegang worden verleend via de code in de afspraakbevestiging.
Bezoekersregistratie
Elke bezoeker die zich gemeld heeft wordt toegevoegd aan de bezoekersregistratie. En bij vertrek worden ook datum en tijd gelogd. In geval van ontruiming kan dus via de bezoekersregistratie direct worden gecontroleerd of iedereen buiten is.
Meertalig
Het aanmeldportaal wordt standaard geleverd worden met de talen Nederlands en Engels. Het is eenvoudig om andere talen toe te voegen, zodat u elke bezoeker in zijn eigen taal welkom kunt heten.
