Zo lost één koppeling 6 grote uitdagingen van uw gemeente op

Steeds meer gemeentes ontdekken de voordelen van het koppelen van HTA applicaties met hun zaaksysteem. Maar wat levert zo'n koppeling u nu eigenlijk concreet op? We zetten de belangrijkste voordelen voor u op een rij.

Bij HTA Software sluiten we graag aan bij het uitgangspunt van de overheid om digitale informatie zo dicht mogelijk bij de bron op te slaan: dus bij de eigenaar van de gegevens. Maakt u gebruik van de zaak- en documentkoppeling tussen onze applicaties en uw zaaksysteem (zoals bijvoorbeeld Visma Circle Djuma of Decos Join), dan worden alle documenten die de HTA applicaties genereren in het zaaksysteem in plaats van in onze applicaties opgeslagen.

De meeste taak specifieke applicaties (TSA's) zijn niet archiefwaardig en beschikken ook niet over de mogelijkheden om metadata te generen. Maar, juist om ervoor te zorgen dat documenten ook in de toekomst nog gemakkelijk te vinden zijn, is het belangrijk dat documenten voorzien zijn van extra informatie. Het is niet vreemd dat juist zaaksystemen wel zijn uitgerust met de nodige archieffuncties. Overleg met uw archivaris hoe uw organisatie omgaat met het archiveren van documenten.

Tijdens de gesprekken met onze relaties, is het inmiddels een hot topic: hoe gaan de applicaties van HTA Software om met het opschonen van documenten? Het te lang bewaren van (persoonlijke) gegevens van natuurlijke personen is immers in strijd met de regels uit de AVG. Om de privacy van burgers te waarborgen gelden voor de verschillende typen documenten ook verschillende bewaartermijnen.

Deze termijnen zijn bij lang niet alle medewerkers bekend. Daarom is het opschonen van archieven vaak belegd bij archivarissen.

Vanuit het oogpunt van inzicht en overzicht is het niet meer dan logisch om documenten op een centrale plek te bewaren, namelijk het zaaksysteem, in plaats van TSA's zoals BAM, onze applicatie voor begraafplaatsadministratie, of CBM, onze contractbeheer software.

Het opslaan van documenten in het zaaksysteem in plaats van in een TSA heeft een bijkomend voordeel. Medewerkers met de juiste rechten in het zaaksysteem hebben direct toegang tot deze documenten. Een gebruikersaccount en kennis van de TSA zijn niet meer nodig. En als een nieuw document via het zaaksysteem aan de zaak wordt toegevoegd, dan is het ook direct vanuit de applicatie van HTA software te raadplegen.

Het gebruik van deze koppeling draagt bij aan meer transparantie, en zorgt er voor dat er een audit-trail beschikbaar is. Alle documenten worden systematisch opgeslagen met de juiste metadata. Dat maakt audits en controles een stuk eenvoudiger.

Het configureren van de zaak-document koppeling gebeurt in een week. Want hoewel het om een gestandaardiseerd protocol gaat, is er altijd nog wel sprake van een dialect en accenten. Vanaf het moment van opleveren bespaart uw organisatie veel tijd, vermindert u de kans op menselijke fouten en wordt het aantal duplicaten aanzienlijk teruggedrongen.

Elke gemeente heeft een unieke situatie en specifieke wensen. Daarom adviseren wij u graag persoonlijk over de mogelijkheden van een koppeling tussen uw HTA applicaties en uw zaak-document systeem.

Plan een vrijblijvend adviesgesprek in en ontdek hoe u veiliger en efficiënter kunt werken.