Nu nog slimmer ruimtes reserveren, beheren en rapporteren

Gemeentes hebben inmiddels een flinke kluif aan het beheer van hun sport- en vergaderlocaties. Het aantal vrijwilligers neemt af en de regelgeving, zoals de onlangs in werking getreden toegankelijkheidswet, wordt juist steeds strenger. Met het ravijnjaar 2026 in zicht wordt het een uitdaging om de verhuur van ruimten op efficiënte en vooral klantvriendelijke wijze te blijven regelen. Om gemeentes hierbij te ondersteunen hebben we zojuist een volledig nieuwe versie van onze reserveringssoftware gelanceerd. Gebruikers krijgen meer tools om elke verhuur te beheren en huurders meer autonomie. Dat scheelt kostbare tijd.

SpaceNow is een stuk sneller en werkt een stuk logischer. Daardoor is het veel eenvoudiger geworden om reserveringen te beheren. En uiteraard hebben we nieuwe handige functionaliteit toegevoegd. De afgelopen weken hebben we al diverse demo’s mogen geven. Onze relaties waren het meest enthousiast over deze nieuwigheden :

De meeste taak specifieke applicaties (TSA's) zijn niet archiefwaardig en beschikken ook niet over de mogelijkheden om metadata te generen. Maar, juist om ervoor te zorgen dat documenten ook in de toekomst nog gemakkelijk te vinden zijn, is het belangrijk dat documenten voorzien zijn van extra informatie. Het is niet vreemd dat juist zaaksystemen wel zijn uitgerust met de nodige archieffuncties. Overleg met uw archivaris hoe uw organisatie omgaat met het archiveren van documenten.

Door de slimme koppeling met gebouwbeheersystemen krijgt u in SpaceNow inzicht in het energieverbruik van uw locaties. Maar het wordt nog interessanter: vergelijk uw prestaties met soortgelijke gebouwen en u weet hoe duurzaam uw gebouwen zijn. Gebruik deze informatie vervolgens om huurders te boeken in de meest energiezuinige accommodaties. Heeft uw gemeente de zaakjes goed op orde? Dan heeft u nu ook de tools in handen om concrete cijfers te delen met raadsleden, inwoners en andere stakeholders.

Het online reserveringsportaal AVO voldoet nu aan de wettelijke toegankelijkheidseisen voor gemeentelijke websites. Maar we gingen verder: klanten kunnen nu met behulp van de geïntegreerde chatbot ruimtes reserveren op een manier die lijkt alsof ze chatten met een medewerker.

Zo kunnen ze bijvoorbeeld in de chat een opdracht ingeven zoals: "Ik wil zaterdagavond voetballen". De chatbot toont dan automatisch de geschikte, beschikbare zalen, maar kan ook zelf een vraag aan klanten stellen om het gesprek op gang te brengen of om de resultaten verder te verfijnen. Uiteraard blijft het mogelijk om geschikte ruimtes te vinden door de ingebouwde filters te gebruiken.

De gloednieuwe app van SpaceNow geeft beheerders volledige controle over elke accommodatie, waar ze ook zijn. Ze kunnen in een oogopslag zien wie, wanneer en waar een ruimte gehuurd heeft. Daarnaast kunnen ze toegangscontrole, verlichting en klimaat op afstand regelen. Ze hoeven dus niet meer door weer en wind om een deur te openen of het licht uit de doen.

Stel uw eigen informatiedashboard samen met precies die gegevens die voor u belangrijk zijn. Onze klanten gaven tijdens de gesprekken aan, de meest toegevoegde waarde te zien in:

• bezettingsgraad per locatie;
• energieverbruik;
• status van gekoppelde systemen;
• financiële overzichten.

Vanuit de tegels in het dashboard kunt u rechtstreeks naar meer gedetailleerde informatie doorklikken. De kleuren van iconen en waardes op de verschillende tegels worden zo ingesteld dat deze voor uw team betekenisvol zijn en u afwijkingen direct opmerkt. Denk aan de kleuren groen, oranje en rood en de associaties die u ermee heeft. Zo ziet u geen storing meer over het hoofd.

Benieuwd hoe SpaceNow uw gemeente kan helpen bij het slimmer beheren van accommodaties? We laten u graag zien wat er mogelijk is. Uiteraard volledig vrijblijvend en toegespitst op uw specifieke situatie.