Koppeling BAM Visma Circle Djuma
image: team HTA/Freepik
Informatiemanagement is behoorlijk veranderd de afgelopen jaren. In het verleden werd alles bewaard in archiefkasten en aan de hand van een systeem bijgehouden 'waar wat stond'. Mede door de komst van internet, voortdurend veranderende processen en automatisering is de vraag naar informatie dynamischer geworden.
We zijn er inmiddels aan gewend dat het met een druk op de knop beschikbaar is. Dit vraagt om andere uitdagingen op het gebied van veiligheid, toegankelijkheid en bereikbaarheid.
Zaakgericht werken
Vandaag de dag werkt elke gemeente zaakgericht (is taakgericht). Het is een manier van procesgericht werken, waarbij er een aanleiding is om werkzaamheden te starten, een bepaalde hoeveelheid werkzaamheden uit te voeren en ook weer af te ronden.
Er wordt gewerkt naar een afgebakend resultaat. Is het geheel afgerond dan wordt de zaak gesloten. En bij een zaak horen bepaalde kenmerken: een zaak wordt gestart, kan aan (andere) personen worden overgedragen, er kunnen documenten bij worden aangemaakt en opgeslagen en kan verschillende statussen hebben.
Relatie met BAM
Een medewerker van de gemeente voert zijn of haar dagelijkse taken uit in een applicatie die voor dat doel gemaakt is. Een voorbeeld hiervan is onze begraafplaatsadministratie software BAM, waarmee de volledige gravenadministratie kan worden bijgehouden. Dit wordt dan een taakspecifieke applicatie (TSA) genoemd. Bij het verwerken van gegevens ontstaan dan (door de applicatie nieuw gegenereerde) documenten.
Wanneer die documenten in of bij de applicatie worden opgeslagen zijn ze niet raadpleegbaar voor andere toepassingen. En documenten hebben ook geen eeuwige bewaartermijn. Regelgeving verplicht om erop toe te zien dat gegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk.
Sommige applicaties voorzien in het archiveren ervan. Wij vinden het verstandig om die taak te centraliseren en de opslag ervan samen met metadatering onder te brengen in bijvoorbeeld een systeem voor zaakdocument services. Om voornoemde redenen is er een koppeling gerealiseerd tussen BAM en Visma Circle Djuma.
Absolute meerwaarde
Naast het voordeel van centrale document opslag is de benodigde relevante informatie uit BAM dankzij de koppeling ook beschikbaar in Djuma. En het maakt (mits juist geconfigureerd) ook niet uit waar een nieuwe zaak wordt gestart, zoals via webformulieren op de gemeentelijke website. Andere voorbeelden van handelingen die onder andere mogelijk zijn:
Uitbreidingsmodule
Deze nieuwe module is tegen meerprijs als uitbreiding verkrijgbaar bij Begraafplaats Administratie Manager (BAM). Inmiddels ondersteunen we ZDS versies 1.1 en 1.2! Wilt u meer weten over de koppeling met Visma Circle Djuma? Vul dan het contactformulier in.
