Afsprakensysteem Gemeentes
Ons afsprakensysteem faciliteert een laagdrempelige manier voor burgers om met uw gemeente in contact te komen. Via een begrijpelijk stappenplan kan iedereen zelfstandig een afspraak maken.
Hiermee bespaart u tijd. En door de verschillende opties kunt u zelf het proces bepalen.
Afsprakensysteem voor uw gemeente
Meerdere producten
Voordat u de agenda online kunt zetten, moet u per product instellen hoeveel tijd de afhandeling ervan in beslag neemt, hoeveel balies er open zijn en op welke dagen het beschikbaar is. Uiteraard biedt het afsprakensysteem de mogelijkheid om voor meerdere producten tegelijk een afspraak te maken. De applicatie houdt rekening met de ingestelde voorwaarden en toont aan de bezoeker alleen de beschikbare opties voor elke locatie.
Afspraken splitsen
Wanneer u de mogelijkheid biedt om een afspraak te maken voor meerdere producten tegelijkertijd bieden wij u extra opties. U kunt deze meervoudige afspraak namelijk laten splitsen in verschillende afspraakmomenten. Dit geeft meer nieuwe mogelijkheden bij het afhandelen van producten en diensten door verschillende afdelingen en specialismes, zoals door Burgerzaken en Sociaal Domein (OCMW) .
Zuivere afspraaktijd
Een afspraakmoment bestaat uit verschillende componenten. De bezoeker moet fysiek een route afleggen naar de balie, de medewerker moet diens gegevens opvragen en de taak afronden. Bij een opvolgend product vallen twee componenten weg, de bezoeker staat immers al aan de balie. Onze software biedt de optie ‘zuivere afspraaktijd’ waardoor hiermee rekening wordt gehouden.
Houd uw klant op de hoogte
Als het afsprakensysteem goed functioneert maakt een bezoeker zelfstandig een afspraak met uw gemeente. Uw agenda’s worden zodoende vanzelf gevuld. Een afspraak maken kan zonder in te loggen, want een account is niet verplicht. Daarna is het zaak dat u de bezoekers op de hoogte houdt. Bezoekers die niet komen opdagen kosten immers tijd.
In het afsprakensysteem kunt u automatische herinneringen instellen. Die worden op gezette tijden verstuurd naar het door de bezoeker opgegeven e-mailadres of telefoonnummer (Whatsapp of sms). Dit dringt het aantal no-shows bij uw gemeente aanzienlijk terug en is wel zo klantvriendelijk. Verrijk de herinneringen die u verstuurt met een duidelijke uitleg, zodat uw bezoekers zich goed kunnen voorbereiden.
Gebruikerservaring
Elke bezoeker ontvangt in de afspraakbevestiging uitleg over locatie, datum en tijd. En een link om de afspraak te wijzigen.
Gebruikt uw gemeente ons klantgeleidingssysteem? Wij sturen de afspraakcode mee, zodat een bezoeker zich kan melden.
Stuur automatisch een bericht naar elke bezoeker nadat de afspraak heeft plaatsgevonden om de klanttevredenheid te peilen.
Ontdek de voordelen van ons afsprakensysteem
Uw klanten kunnen zelf kiezen, maar u houdt controle
Als uw gemeente meerdere vestigingen heeft, dan kunt u per locatie de mogelijkheden instellen. Het gaat om diensten die u aanbiedt, dagen en openingstijden. Tijdens het maken van de afspraak kan de klant zien welke diensten elke locatie aanbiedt en het meest dichtbij is. In het verlengde hiervan biedt het afsprakensysteem de optie om eerst dagdelen te vullen, alvorens andere afspraakmogelijkheden open te stellen. Zo kunt u ook klanten in een bepaalde richting sturen.
Efficiënter personeel plannen
Plannen is vooruit kijken. U bepaalt zelf hoeveel afspraakmomenten gelijktijdig kunnen plaatsvinden op elk tijdstip. Dit wordt bepaald door het aantal agenda’s dat u openstelt en dat is weer direct afhankelijk van het aantal medewerkers dat beschikbaar is. Zo kunt u bijvoorbeeld heel eenvoudig rekening houden met vakantieperiodes, voorafgaand daaraan is het vaak een drukke periode bij elke gemeente.
Analyseer uw resultaten met onze BI-tool
Het succes van een organisatie wordt doorgaans gemeten door de opbrengst te vergelijken met de kosten. Het aantal afspraken in een bepaalde periode is vaak een indicator van wel of geen succes. Via onze ingebouwde PowerBI connector kunt u diverse analyses maken. En omdat u al jaren data aan het verzamelen bent, worden trends zichtbaar. Gebruik uw eigen historie om te anticiperen op de toekomst.
Gebruik AI als voorspellend vermogen
In het verlengde van business intelligence ligt artificial intelligence. AI gaat u helpen om het aantal no-shows terug te dringen, wat u aanzienlijke kosten gaat besparen. Daarbij kan het gebruikt worden om uw eigen data en andere bronnen te analyseren en een vooruitblik geven van de toekomst. Uiteraard staat de privacy van patiënten hoog in het vaandel. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact op.
Lokale Overheden
Afspraaksoftware voor Lokale Overheden
Regel de bezoekersstromen naar uw organisatie met een professioneel afspraaksysteem.
Het KCC in het gemeentehuis
Het gemeentehuis is een plek waar dagelijks veel mensen komen. Via ons afsprakensysteem kunnen uw klanten 24 uur per dag online een afspraak plannen en hebben bezoekers direct inzicht in de openingstijden van al uw locaties en uw agenda.
Software in de cloud zonder plugins en met automatische backups
Inzicht in de toekomst
Met goede afsprakensoftware krijgt u inzicht in wanneer uw organisatie bezocht zal worden. En uw bezoekers weten wanneer zij bij u terecht kunnen.
Een online afsprakensysteem is daarom een heel krachtige tool. U kunt er uw planning erop afstemmen. Wanneer de agenda’s snel vollopen kunt u in onze software werken met zogenaamde overloopagenda’s die automatisch openen en u meer bezoekcapaciteit heeft.
Ook interessant !
Digitale
Receptie
Bezoekersstromen
Bepaal uw eigen agenda
Uw klanten maken online zelfstandig een afspraak via hun computer of mobiele telefoon. Telefonisch met uw medewerkers is natuurlijk ook mogelijk. Van elk product dat u aanbiedt, is direct zichtbaar wanneer het beschikbaar is en op welke locatie. Uw klanten ontvangen in de dagen vooruitlopend op de afspraak herinneringen in de gekozen taal.
Inchecken
Op de dag zelf meldt de klant zich bij de incheckbalie, of hij checkt zichzelf in. Van elke bezoeker wordt bijgehouden of hij is gearriveerd en hoe laat. Zo ontstaat er een bezoekersregistratie. No shows worden ook bijgehouden.
Klantstromen sturen
De applicatie kan overweg met meerdere locaties en agenda’s. Zo kunt u ook klantstromen sturen. Uw klanten krijgen online tijdens het maken van de afspraak een voorstel voor datum en tijd voor elke locatie. Daarnaast is het mogelijk om meerdere afspraakportalen aan ons afspraaksysteem te koppelen. Hiermee kunt u een scheiding aanbrengen tussen particuliere klanten en zakelijke klanten, zoals bijvoorbeeld collega’s.
Koppelingen
We werken voortdurend aan nieuwe functionaliteit. En onze applicaties koppelen met andere producten, zoals met ons klantverwijssysteem. Als een koppeling niet voorhanden is, onderzoeken we hoe we deze kunnen realiseren. Uw klanten kunnen bijvoorbeeld ook een afspraak maken via de gemeenteapp van Seneca.
