Afsprakensysteem afgestemd op lokale overheden
Productkeuze
Voordat u de agenda online kunt zetten, moet u per product instellen hoeveel tijd de afhandeling ervan in beslag neemt, hoeveel balies er open zijn en op welke dagen het beschikbaar is. Uiteraard biedt het afsprakensysteem de mogelijkheid om voor meerdere producten en personen tegelijk een afspraak te maken. De applicatie houdt rekening met de ingestelde voorwaarden en toont aan de bezoeker alleen de beschikbare opties.
Afspraken splitsen
Wanneer u de mogelijkheid biedt om een afspraak te maken voor meerdere producten tegelijkertijd bieden wij u extra opties. U kunt deze meervoudige afspraak namelijk laten splitsen in verschillende afspraakmomenten. Dit geeft meer nieuwe mogelijkheden bij het afhandelen van producten en diensten door verschillende afdelingen en specialismes, zoals door Burgerzaken en Sociaal Domein (OCMW) .
Zuivere afspraaktijd
Een afspraakmoment bestaat uit verschillende componenten. De bezoeker moet fysiek een route afleggen naar de balie, de medewerker moet diens gegevens opvragen en de taak afronden. Bij een opvolgend product of persoon vallen twee componenten weg, de bezoeker staat immers al aan de balie. Onze software biedt de optie ‘zuivere afspraaktijd’ waardoor hiermee rekening wordt gehouden.
In gebruik bij
Informeer uw klant
Als het afsprakensysteem goed functioneert maken uw klanten zelfstandig afspraken. Het begint met de keuze waar het stappenplan start: ons portaal dat via een link op uw website opent en waarin alle producten per productgroep worden getoond, of uw website waar u eerst aanvullende informatie geeft over het gekozen product (zoals de voorwaarden, benodigdheden en kosten) en de klant daarna via een druk op de knop de afspraak maakt.
Onze afsprakensoftware ondersteunt Lokale Overheden
U stuurt en klanten kiezen
Als uw organisatie meerdere vestigingen heeft, dan kunt u per locatie de mogelijkheden instellen. Het gaat om diensten die u aanbiedt, dagen en openingstijden. Tijdens het maken van de afspraak ziet de klant welke diensten elke locatie aanbiedt en het meest dichtbij is.
In het verlengde hiervan biedt het afsprakensysteem de optie om eerst een dagdeel te vullen, alvorens andere afspraakmogelijkheden open te stellen. Zo kunt u ook klanten in een bepaalde richting sturen.
Efficiënter personeel plannen
Plannen is vooruit kijken. U bepaalt zelf hoeveel afspraakmomenten gelijktijdig kunnen plaatsvinden op elk tijdstip. Dit wordt bepaald door het aantal agenda’s dat u openstelt en dat is weer direct afhankelijk van het aantal medewerkers dat beschikbaar is.
De software kan automatisch agenda’s openen en dit volgens een patroon herhalen. Instelbaar is hoever van tevoren nog een afspraak gemaakt kan worden, zodat de organisatie voldoende tijd heeft om voorbereidingen te treffen.
