Workflow via het 4 ogen principe
image: pch.vector/Freepik.com
Nieuwe module
In onze software hebben medewerkers rechten en rollen. Daardoor worden ze beperkt of hebben ze juist de vrijheid om bepaalde werkzaamheden uit te voeren. Het gaat om een vrij basaal beleid of gebruikers gegevens kunnen aanmaken, wijzigen en verwijderen. Het was niet mogelijk om bij bepaalde handelingen eerst goedkeuring te vragen, aan bijvoorbeeld een collega. Deze module geeft u de mogelijkheid om het vier-ogen-principe in te zetten.
Verantwoordelijkheid delen
Het gaat om een procedureel uitgangspunt dat stelt dat voor bepaalde handelingen altijd twee mensen nodig zijn, opdat er een controle plaatsvindt om bijvoorbeeld fraude of misstanden te voorkomen: vier-ogen-principe. De gedachte is dat het gaat om het delen van verantwoordelijkheden. Er ontstaat een andere manier van samenwerken. Pas nadat de collega het voorstel heeft goedgekeurd kan de volgende stap in het proces worden uitgevoerd.
Afzonderlijk portaal
In de applicatie wordt aangemerkt welke velden of entiteiten een controle behoeven. De gegevens die door de medewerker worden verwerkt komen terecht in een portaal, waar de verantwoordelijke persoon ze kan accorderen, afwijzen en opmerkingen kan plaatsen. Het kan daarbij gaan om nieuwe, maar ook om gewijzigde gegevens. Daarbij worden dan de oude en nieuwe waarden weergegeven, de uitvoerder, de achterliggende reden van de wijziging en eventueel een onderliggend document.
Flexibel in keuze
Via deze nieuwe workflow “vier-ogen-principe” is het bijvoorbeeld mogelijk om facturatie te blokkeren tot autorisatie is gegeven. Andere denkbare toepassingen zijn: het aanpassen van orderregels of indexeren van waarden. Dit zijn handelingen die naderhand altijd te controleren zijn via de module audit trail, maar beter voorkomen kunnen worden en zodoende heel veel ongemak voorkomen.
Licentiemodel
Deze module is los verkrijgbaar voor de verschillende pakketten HTA Software. Niet elke organisatie heeft immers behoefte aan dezelfde functionaliteit. En dit biedt ook de mogelijkheid om voordelig in te stappen en later uw systeem uit te breiden.
* Voor het gebruik van bepaalde functionaliteit kan specifieke hardware of software nodig zijn.
