Document Processing voor lokale overheden

Bij Gemeentes is er een grote stroom aan documenten die gecategoriseerd moeten worden. Document Processor maakt de archivering weer eenvoudig.

Deze organisaties gingen je voor

De noodzaak van archiveren

Archiveren gebeurt al duizenden jaren. Van oudsher werd het gedaan om bewijs te kunnen leveren. En dat is vandaag de dag niet veel anders. Correspondentie met burgers, maar ook besluiten leggen we vast om de daarin gemaakte afspraken later te kunnen toetsen. Via deze applicatie registreer je elk document of poststuk in een dossier, met bijlagen en tabstroken.

Documenten

Nieuwe documenten krijgen automatisch een nieuw nummer. Daarna kun je zelf aangeven wie eraan werkt en op welke afdeling. Via een zelf te configureren lijst kies je voor het juiste zaaktype en hang je er een zaaknummer aan. Registreer wanneer het document is ontvangen, van wie en of je een herinnering wilt instellen voor nadere verwerking. Natuurlijk classificeer je het document en ken je eventueel een subclassificatie toe.

Relaties

Archiveren is pas waardevol als je relaties kunt leggen. Alle informatie die je in de applicatie registreert is daarom onderling verbonden. Die gekoppelde gegevens vind je steeds terug in de verschillende menu's. Niet geheel onbelangrijk is registratie van de organisaties en personen waarmee je communiceert. Dat zijn ook relaties, waarmee alle bewaarde correspondentie is verbonden.

Een productspecialist vertelt je graag meer

Contact

Bijlagen

Ingekomen en verzonden brieven, e-mails en besluiten noemen bijlagen. Deze bijlagen sla je gewoon op in de applicatie en koppel je aan het document en de relatie. Vrijwel elk type bijlage wordt ondersteund. Je kunt bijlagen typeren en er een activiteit bij aanmaken voor jezelf of voor een collega. Een koppeling met een DMS behoort ook tot de mogelijkheden.

Automatiseren waar mogelijk

Het is mogelijk om automatisch taken toe te wijzen aan afdelingen en personen op basis van het document dat geregistreerd wordt. In de applicatie heb je beschikking over een persoonlijk dashboard. Het dashboard is configureerbaar en toont de informatie die jij belangrijk vindt. Zo tover je heel eenvoudig alle openstaande taken en herinneringen tevoorschijn.

Houd grip op de getallen

In de applicatie kun je gebruik maken van sjablonen. Via sjablonen kun je heel snel in bulk communiceren, maar ook rapporten genereren. Op basis van de query die je aanmaakt wordt een rapport samengesteld over een bepaalde periode of het onderwerp dat je zelf kiest. Informatie is natuurlijk dynamisch en daardoor ook live te tonen op het dashboard. Een directe export naar MS Excel is mogelijk.

Beproefde technologie is standaard

Standaard software

Maatwerk configuratie

We leveren een commercial of-the-shelf applicatie. Via configuratie zorgen we ervoor dat het product bij de gebruiker aansluit.

Hosted oplossing

Geen omkijken naar hardware

De data worden versleuteld opgeslagen op servers die op Nederlandse bodem staan en ISO 27001 gecertificeerd zijn.

Webbased applicatie

Beschikbaar op elk apparaat

De applicaties werken op elk apparaat met een up-to-date browser. Er zijn geen plugins nodig om met de software te werken.

99,5%

Uptime

Hosting via Nederlandse servers

0

Plugins

Geen invoegtoepassingen client side

27001

ISO

Data-encryptie

Meer informatie nodig?

Laat je gegevens achter of bel ons. We brengen je dan in contact met één van onze medewerkers.

“Software is like gardening - one day I'll go behind the shed and clean up. But if nobody ever goes there, does it matter a lot?"

Mike Krieger

INFORMATIEAANVRAAG

030 – 227 3333