Contractbeheer voor lokale overheden

Bij veel gemeentes bestaat het beheer van objecten, gronden en contracten in spreadsheets bij verschillende mensen en afdelingen. Onze applicatie Contractbeheer lost dat voor je op.

Deze organisaties gingen je voor

Registreer alles

In onze applicatie bewaar je alles dat je nodig hebt voor het beheer gemeentelijke eigendommen. Koppel relaties en contactpersonen aan objecten wanneer nodig. Voor elk type overeenkomst is een gestandaardiseerd dynamisch registratieformulier met vrije velden. Inclusief extensieve mogelijkheden om contracten te indexeren en factureren.

Over overeenkomsten

In elk type overeenkomst leg je andere zaken vast. Het heeft dan geen zin om een algemeen formulier hiervoor te gebruiken, dat zorgt voor onduidelijkheden. In de applicatie veranderen de velden daarom met de keuze voor het type overeenkomst. Logische onderdelen die bij elke contractvorm voorkomen zijn natuurlijk standaard aanwezig. Alleen velden die noodzakelijk zijn voor een goede registratie zijn verplicht om te vullen, de rest is vrij.

Objecten

Een object is meer dan een stuk grond of een gebouw. Er is vaak heel veel informatie die eraan kleeft. Op basis van die informatie moeten soms beslissingen worden genomen. Laat dus niets achterwege als je het invult, of het nu gaat om de locatie (GIS), oppervlaktes, waardes, onderzoeken of duurzaamheidsaspecten. Upload documenten en bewaar ze bij je objecten of koppel met het DMS.

Een productspecialist vertelt je graag meer

Contact

Relaties

Bij een overeenkomst hoort een relatie. In de applicatie maak je daarom relaties aan met de daarbij behorende contactpersonen en functies. Maar contactpersonen kun je ook aan meerdere relaties koppelen. En een relatie kan ook aan één of meerdere contracten worden gekoppeld. Je kunt naast de gebruikelijke zakelijke gegevens extra informatie noteren over financiën en partners. Zo vallen alle stukjes op hun plaats.

Digitale kaarten

Je objecten wil je kunnen visualiseren. Zo zie je op een digitale kaart exact waar je gronden en gebouwen zich bevinden en is het eenvoudiger om analyses te maken. De digitale kaart is direct gekoppeld aan de administratie in de applicatie. Je kunt elk object met een druk op de knop oproepen waarna de kaart vanzelf opent in een nieuw tabblad van je browser, zonder plugins.

Niet onbelangrijk: de centjes

De bedragen in de overeenkomsten kun je door het gebruik van contractregels tot orders verwerken. En de wijze van indexeren heb je zelf in de hand net als de periode waarmee die samenhangt. Vervolgens kun je via sjablonen in bulk met je relaties communiceren, via e-mail of weggeschreven naar een bestand dat je vervolgens weer kunt afdrukken.

Boekhouden via een externe applicatie

De applicatie communiceert met o.a. Key2Financiën en Civision Innen. Via een op maat geconfigureerd exportbestand leveren we de gegevens over kostenplaatsen en grootboeknummers aan. De controller kan het bestand voorafgaand aan de import nog controleren. Voor Twinfield en Accountview bestaan live koppelingen.

Beproefde technologie is standaard

Standaard software

Maatwerk configuratie

We leveren een commercial of-the-shelf applicatie. Via configuratie zorgen we ervoor dat het product bij de gebruiker aansluit.

Hosted oplossing

Geen omkijken naar hardware

De data worden versleuteld opgeslagen op servers die op Nederlandse bodem staan en ISO 27001 gecertificeerd zijn.

Webbased applicatie

Beschikbaar op elk apparaat

De applicaties werken op elk apparaat met een up-to-date browser. Er zijn geen plugins nodig om met de software te werken.

99,5%

Uptime

Hosting via Nederlandse servers

0

Plugins

Geen invoegtoepassingen client side

27001

ISO

Data-encryptie

Meer informatie nodig?

Laat je gegevens achter of bel ons. We brengen je dan in contact met één van onze medewerkers.

"Software is now so complex - requiring so many gazillions of tiny files all over your computer - that most consumers don't want to bother to know what's really going on."

Clive Thompson

INFORMATIEAANVRAAG

030 - 227 3333